Mapoteca

Organização e arquivamento dos mapas na Biblioteca Central

1 ORGANIZAÇÃO FÍSICA

– Na organização da Mapoteca deverão ser observadas as seguintes diretrizes:

a) Não haverão mais mapas no arquivo vertical;

b) Os mapas serão divididos em 2 formas de guarda:

– Arquivo horizontal;

– Tubos de 300 mm1

c) Organiza-se os mapas nas gavetas e nos tubos para posteriormente fazermos a identificação, que será da seguinte forma:

    • cada arquivo horizontal receberá uma letra (A, B, C…)

    • Cada gaveta de um arquivo receberá um número sequêncial (1,2,3….). Sendo que cada arquivo terá as gavetas númeradas a partir do número 1

    • Cada tubo receberá uma sigla alfanumérica T1, T2, T3….

d) Sendo assim, um mapa guardado no Arquivo B, gaveta 2 ficará com a identificação B2.

        • Quando em tubo, ficará T1.

 e) Guarda dos mapas nas gavetas:

  • Mapas com suporte de madeira serão separados dos mapas sem o suporte de madeira;

  • Os mapas sem o suporte de madeira serão separados por tamanho e terão preferência de guarda nas gavetas dos arquivos.

  • As gavetas dos arquivos não poderão exceder 50% da capacidade de guarda;

  • Haverá uma ordenação crescente dos mapas dentro de cada gaveta. Ou seja, o primeiro mapa da gaveta receberá o número 1 e por aí adiante. Assim, um mapa que posteriormente for guardado nesta gaveta apenas receberá o próximo número dentro da ordem dos mapas guardados e será colocado acima de todos os outros.

  • A ordenação dos mapas dentro das gavetas será descrita no momento do preenchimento da planilha.

f) Guarda dos mapas nos tubos:

  • Mapas serão enrolados, ficando armazenados na vertical, nunca dobrados;

  • Não ocupar mais de 75% da capacidade de guarda dos mapas nos tubos;

  • Mapas que não possuirem mecanismo para manter-se enrolado, serão encaminhados para a restauração.

 2 ORGANIZAÇÃO NO SISTEMA

  • Finalizada a organização de toda a Mapoteca e a identificação dos arquivos/prateleiras e tubos, será composta uma tabela para que seja preenchida com o número dos exemplares dos mapas localizados em cada Arquivo/Prateleira ou Tubo.

– Os exemplares dos mapas guardados nas gavetas, deverão conter ao lado do número do exemplar a sua ordem de guarda na gaveta.

  • A tabela será distribuída entre os funcionários do Processo Técnico, que no cadastro do exemplar preencherão a localização do mapa no campo “Inf. Adicional”, conforme a Imagem 1.

Imagem 1 – Cadastro do exemplar no Pergamum

Imagem 1

  • Todos os mapas passarão para a localização “Mapoteca”, mas isso será efetuado em lote, pelo sistema. Acabando assim com todas as outras localizações da mapoteca.

3 ETIQUETAGEM NOS MAPAS

  • Feito o processo de identificação no sistema, passaremos a imprimir as etiquetas para os mapas da seguinte forma:

a) Com a mesma tabela utilizada pelos funcionários do Processo Técnico, no preenchimento do campo Inf. Adicional, um estagiário irá imprimir etiquetas do seguinte modelo:

– Lombada 2 colunas2 conforme a Imagem 2.

  • As etiquetas impressas serão coladas abaixo da etiqueta com o código de barras;

  • Somente serão impressas as etiquetas (Lombada 2 colunas) para os seguintes mapas:

a) Novos mapas;

b) Mapas emprestados nos últimos 2 anos;

c) Mapas utilizados por usuários a partir de hoje. Antes de guardar o mapa, o funcionário trará o mapa ao Processo Técnico para a impressão da etiqueta.

Imagem 2 – Modelo de etiqueta dos mapas

Imagem 2

1 Padrão único de tubos para a mapoteca. Não serão utilizados tubos com outras dimensões.

2Não podemos gerar outro código de barras, pois gerará dúvidas ao atendimento, no caso de um empréstimo especial. Também não é válido fazer a remoção de etiquetas.

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